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「テンプレート」と「フォーマット」の違い！実例や使い分け

仕事・学校
2025.11.11

こんにちは！30代の主婦で2児の母です。在宅ワークでExcelやWordを使う機会が増えてから、「テンプレート」と「フォーマット」という言葉をよく耳にするようになりました。でも最初は正直、「どっちも同じ意味じゃないの？」って思っていたんです。

実際に仕事で資料を作るとき、上司から「この業務はテンプレートを使ってね」と言われたり、「フォーマットを統一してください」と指示されたり。同じような場面で使われているようで、実は全然違う意味だったんですよね。

この記事では、私が実際に経験した失敗談も交えながら、「テンプレート」と「フォーマット」の違いを分かりやすくお伝えしていきます。この2つの違いをしっかり理解すれば、仕事の効率が驚くほどアップしますよ！

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「テンプレート」とは？基本の意味を理解しよう

テンプレート（template）は、英語で「型板」や「ひな形」という意味を持つ言葉です。私が子どもの頃、学校で使っていた丸や三角の穴が開いた定規を覚えていますか？あの定規こそがテンプレートの原型なんです。

ビジネスの世界では、テンプレートは「すでにほとんど完成されている見本」のことを指します。つまり、少し手を加えるだけで求めている資料やデータが完成する、非常に便利なものなんですね。

たとえば、Wordで「履歴書」のテンプレートを開くと、すでに項目や枠組みが綺麗に整っていて、名前や住所などの必要な情報を入力するだけで完成します。デザインやレイアウトもプロが作ったように仕上がっているので、初心者でも安心して使えるのが特徴です。

私が最初に在宅ワークを始めたとき、提案資料を作る必要がありました。デザインセンスに自信がなかった私は、PowerPointのテンプレートを活用したんです。おしゃれなデザインがすでに完成されていて、文章と画像を入れ替えるだけでプロっぽい資料が完成して、本当に助かりました。

テンプレートの具体的な活用例

テンプレートは、私たちの身の回りでたくさん使われています。いくつか具体例を見てみましょう。

ビジネスシーンでの活用

  • 請求書や見積書のテンプレート（会社名や金額を入れるだけ）
  • 議事録のテンプレート（日時や参加者、内容を記入するだけ）
  • メールの定型文テンプレート（挨拶文や締めの言葉がすでに入っている）

プライベートでの活用

  • 年賀状のテンプレート（写真を入れ替えるだけで完成）
  • SNS投稿用のデザインテンプレート（文字を変えるだけでおしゃれな投稿に）
  • 家計簿のテンプレート（項目がすでに設定されている）

私の場合、子どもの学校行事の案内を作るときにも、Canvaというサービスのテンプレートを使っています。プロがデザインしたテンプレートに情報を入れるだけで、見栄えの良い案内が5分で完成するんです。これは本当に時短になりますよね。

「フォーマット」とは？テンプレートとの決定的な違い

フォーマット（format）は、「形式」や「書式」という意味を持つ言葉です。テンプレートと似ているようで、実は大きく違うポイントがあります。

フォーマットは「枠組み」や「ルール」のことを指します。具体的な内容はほとんど決まっていなくて、どのような構成にすべきか、どんな項目が必要かという「決まり事」だけが設定されているイメージです。

たとえば、ビジネス文書のフォーマットと言った場合、「日付は右上に書く」「宛名は左上に書く」「タイトルは中央揃えにする」といったルールのことを指します。デザインやレイアウトの細かい部分はまだ決まっていないので、自分で作り込む必要があるんですね。

私が以前、会社の報告書を作成したとき、上司から「このフォーマットに沿って作ってね」と言われて、A4サイズの白紙のようなものを渡されました。そこには「表紙」「目次」「本文」「結論」という大まかな構成だけが指定されていて、中身は全部自分で考えて書き込む必要がありました。これがまさにフォーマットの典型例です。

フォーマットには3つの意味がある

実は、ビジネスシーンでフォーマットという言葉には、主に3つの意味があります。

1. 文書の形式や構成 これは先ほど説明した通り、文書を作る際の「決まり事」のことです。「このフォーマットで統一してください」と言われたら、同じルールで文書を作成する必要があります。

2. データの保存形式 コンピュータの世界では、ファイルの種類を表す言葉としても使われます。「.pdf」「.xlsx」「.jpg」といった拡張子がまさにフォーマットです。「このファイルのフォーマットは何ですか？」と聞かれたら、ファイルの種類を答えればOKです。

3. 初期化すること 「ハードディスクをフォーマットする」という表現を聞いたことがありますか？これは、保存されているデータを全部消して、まっさらな状態に戻すことを意味します。

私が新しいUSBメモリを買ったとき、パソコンが「フォーマットしますか？」と聞いてきたことがありました。最初は「何それ？怖い！」って思ったんですが、これは新しいUSBメモリをパソコンで使えるように初期設定するという意味だったんです。

テンプレートとフォーマットの決定的な3つの違い

ここまで読んで、なんとなく違いが分かってきましたか？でも実際の仕事では、まだ迷う場面があるかもしれません。そこで、2つの言葉の決定的な違いを3つのポイントでまとめてみました。

違い1：完成度の差

テンプレート：ほぼ完成している テンプレートは、デザインもレイアウトも文章の一部もすでに完成されています。使う人がやることは、名前や日付などの「変数」を入れ替えるだけ。まるで穴埋め問題のような感覚で、誰でも簡単に使えます。

フォーマット：枠組みだけ決まっている フォーマットは、構成やルールは決まっていますが、中身はほとんど空っぽです。自分で内容を考えて、一から作り上げる必要があります。料理で言えば、レシピ（フォーマット）はあるけど、材料を用意して実際に料理を作るのは自分、というイメージです。

私が経験した具体例をお話しします。会社の週報を書くとき、最初は「週報フォーマット」を使っていました。これは「本週の活動」「来週の予定」「課題」という見出しだけが書かれていて、内容は毎週自分で考えて書く必要がありました。

ところが、ある日上司が「週報テンプレート」を作ってくれたんです。これには例文まで入っていて、「○月○日：△△社との打ち合わせを実施しました」といった定型文が最初から書かれていました。日付や社名を変えるだけで良くなり、作業時間が半分以下になりました。この経験で、2つの違いを身をもって実感したんです。

違い2：目的の違い

テンプレート：素早く完成させることが目的 テンプレートの最大の目的は、時間短縮と品質の均一化です。誰が使っても同じレベルのものが完成するので、デザインスキルがない人でもプロっぽい仕上がりになります。

フォーマット：統一性を保つことが目的 フォーマットの目的は、複数の人が作る文書や資料の「構成」を揃えることです。中身は人それぞれ違っても、見た目の形式が統一されていれば、読む側が理解しやすくなります。

子どもの学校で保護者会の資料を作ったとき、この違いを痛感しました。各クラスの保護者代表が資料を作るのですが、最初は全員バラバラの形式で作っていて、読みにくかったんです。そこで「A4縦、12ポイントのフォント、見出しは太字」というフォーマットを決めました。中身はそれぞれ違っても、形式が揃うだけで格段に読みやすくなったんです。

違い3：カスタマイズの自由度

テンプレート：変更はあまりしない テンプレートはすでに完成されているので、基本的にはそのまま使います。大幅に変更してしまうと、テンプレートを使う意味がなくなってしまいます。

フォーマット：自由度が高い フォーマットはルールさえ守れば、中身は自由に作り込めます。クリエイティブな要素を加えたり、自分らしさを出したりすることができます。

私がブログを書くときも、この違いを活用しています。記事の構成は「導入→本文→まとめ」というフォーマットを決めていますが、中身の文章は毎回違います。一方、SNSの投稿では、あらかじめデザインされたテンプレートを使って、文字だけ変えることが多いです。用途に応じて使い分けることで、作業効率がグンと上がりました。

実際の仕事での使い分け方とコツ

ここまで読んで、「なるほど、違いは分かった！でも実際の仕事では、どう使い分けたらいいの？」と思った方もいるかもしれません。私が実際に試してうまくいった使い分け方をご紹介します。

テンプレートを使うべき場面

定型的な業務で時間を節約したいとき 毎週、毎月、繰り返し行う業務には、テンプレートが最適です。私の場合、月次報告書はテンプレートを使っています。項目が決まっているので、数字や簡単なコメントを入れるだけで完成します。

デザインセンスに自信がないとき プレゼン資料や案内状など、見た目が重要な資料を作るときは、プロがデザインしたテンプレートを活用しましょう。私も最初は自分でゼロから作ろうとしましたが、時間がかかる割に微妙な出来栄え…。テンプレートを使うようになってから、「資料が見やすくなったね」と褒められることが増えました。

複数人で同じフォーマットの文書を作るとき チーム全員が同じテンプレートを使えば、誰が作っても統一感のある資料になります。私が所属している保護者会では、イベント案内のテンプレートを共有していて、誰が担当になっても安心です。

フォーマットを使うべき場面

内容が毎回大きく異なる文書を作るとき 報告書やレポートなど、毎回内容が変わる文書には、フォーマット（構成のルール）だけ決めておくと便利です。私は仕事の提案書を作るとき、「現状分析→課題→解決策→費用→スケジュール」というフォーマットを使っています。案件によって内容は全く違いますが、この順番で書けば相手が理解しやすいんです。

組織全体で書式を統一したいとき 会社の公式文書や契約書など、形式が重要な書類には、フォーマットのルールを決めておくべきです。「余白は上下左右2cm」「フォントは明朝体」といった細かいルールを決めることで、会社全体の文書が統一されます。

クリエイティブな要素を加えたいとき 基本的な枠組みは守りつつ、自分らしさやオリジナリティを出したい場合は、フォーマットが適しています。私がブログを書くときも、記事の構成（フォーマット）は決めていますが、表現方法や具体例は毎回変えて、読者が飽きないように工夫しています。

私が失敗から学んだこと

正直に言うと、私もこの2つを混同して失敗したことがあります。

ある日、上司から「来週のプレゼン資料、このフォーマットで作っておいて」と言われました。私は「フォーマット＝テンプレート」だと思い込んでいたので、「じゃあ、ほとんど完成してるってことだ！楽勝♪」と安心していたんです。

でも実際に渡されたのは、「タイトルスライド」「目次」「本編」「まとめ」という構成が書かれた簡単なメモだけ。デザインもレイアウトも、全部自分で考える必要がありました。「えっ、これだけ？！」と焦って、結局徹夜で資料を作る羽目に…。

この経験から、「フォーマット」と言われたら「構成のルールだけで、中身は自分で作る必要がある」と理解するようになりました。逆に「テンプレート」と言われたら、ほぼ完成しているものが用意されているはずだと期待できます。

言葉の違いを正しく理解することで、仕事の見積もりも正確になり、無駄な残業も減りました。皆さんもぜひ、この違いを意識して使い分けてみてください。

業種別・シーン別の活用事例

テンプレートとフォーマットは、業種や使う場面によって活用方法が変わります。ここでは、私が実際に見聞きした具体的な活用事例をご紹介します。

オフィスワークでの活用

事務職の場合 事務職では、請求書や見積書といった定型的な書類を扱うことが多いですよね。こういった書類は、テンプレートを使うのが基本です。私の友人が経理をしているのですが、請求書のテンプレートに会社名と金額を入力するだけで、毎月数十枚の請求書を30分で完成させているそうです。

一方、社内の報告書は、フォーマットに沿って作成しています。「報告事項」「今後の対応」「備考」という項目は決まっていますが、内容は毎回違うので、フォーマットのほうが使いやすいんだそうです。

営業職の場合 営業資料や提案書は、基本的な構成（フォーマット）は統一しつつ、顧客ごとにカスタマイズする必要があります。私が以前働いていた会社では、「課題→解決策→導入事例→費用」というフォーマットを決めていました。このフォーマットに沿って、顧客ごとに内容を変えることで、効率的に質の高い提案書を作成できました。

在宅ワーク・フリーランスでの活用

私のような在宅ワーカーやフリーランスにとっても、この2つは強い味方です。

Webデザイナーの場合 Webサイトのデザインでは、WordPressのテーマ（テンプレート）を使うことが多いですよね。プロがデザインしたテンプレートを購入して、色やロゴを変えるだけで、おしゃれなサイトが完成します。

一方、クライアントごとにオリジナルのデザインを求められる場合は、デザインのフォーマット（ヘッダー・メインコンテンツ・サイドバー・フッターといった構成）を決めて、その中で自由にデザインを作り込みます。

ライターの場合 私もブログ記事を書く仕事をしていますが、記事の構成はフォーマット化しています。「導入→見出し1（問題提起）→見出し2（解決策）→見出し3（具体例）→まとめ」という流れは毎回同じです。この構成に沿って書くことで、読者が読みやすい記事を効率的に量産できるんです。

一方、SNSの投稿では、Canvaのテンプレートを活用しています。文字だけ変えれば、統一感のあるおしゃれな投稿が5分で完成します。

学校・教育現場での活用

子どもの学校でも、テンプレートとフォーマットが活躍しています。

先生の場合 先生たちは、学級通信や保護者への連絡プリントを作るとき、学校指定のテンプレートを使っていることが多いです。学校のロゴや連絡先があらかじめ入っているので、内容を書くだけで完成します。

一方、授業の指導案は、教育委員会が定めたフォーマットに沿って作成します。「本時の目標」「導入」「展開」「まとめ」といった項目は決まっていますが、内容は授業ごとに全く違います。

保護者の場合 私も含めて保護者がPTAの活動で資料を作るとき、「保護者会だより」のテンプレートを使っています。デザインや枠組みが整っているので、誰が担当になっても同じクオリティの資料が作れます。

イベントの案内文は、フォーマット（日時・場所・持ち物・注意事項の順番で書く）を決めています。イベントごとに内容は違いますが、保護者が見慣れた形式で統一されているので、読み間違いや見落としが減りました。

よくある質問

Q1. テンプレートとフォーマット、どちらを使えば迷ったときはどうすればいい？

迷ったときは、「完成品に近いものが必要か、それとも枠組みだけあればいいか」を考えてみてください。

もし「デザインやレイアウトも含めて、すぐに使える状態のものがほしい」なら、テンプレートを探しましょう。WordやPowerPoint、Canvaなどには、無料で使えるテンプレートがたくさん用意されています。

一方、「自分でオリジナルの内容を作りたいけど、構成や形式は統一したい」なら、フォーマットを設定するのがおすすめです。箇条書きで「どんな項目が必要か」「どんな順番で書くか」をメモするだけでも、立派なフォーマットになりますよ。

私の経験では、時間がないときや初めて作る資料はテンプレート、毎回内容が変わる業務はフォーマット、という使い分けがうまくいっています。

Q2. 会社で「フォーマットを作って」と言われた場合、何を準備すればいいですか？

会社で「フォーマットを作って」と言われた場合、デザインされた完成品を作る必要はありません。まずは、文書の「構成」や「ルール」を決めることに集中しましょう。

具体的には、次のような項目を決めます。

  • どんな項目が必要か（例：日付、担当者名、内容、結論など）
  • 項目の順番はどうするか
  • 用紙サイズや余白の設定
  • フォントの種類やサイズ
  • 見出しのルール

私が会社でフォーマットを作ったときは、A4用紙に手書きで「こんな感じの構成にしたいです」という簡単なレイアウト案を描いて、上司に確認してもらいました。OKが出てから、Wordで実際のフォーマットを作成しました。

ポイントは、「見た目の美しさ」よりも「使いやすさ」と「統一性」を重視することです。シンプルで誰でも理解できるフォーマットが、実は一番使われるんですよね。

Q3. 無料で使えるテンプレートやフォーマットはどこで見つかりますか？

無料で使えるテンプレートやフォーマットは、意外とたくさんあります。私がよく利用しているサービスをご紹介しますね。

Wordのテンプレート Wordを開いて「新規作成」をクリックすると、履歴書、チラシ、レポートなど、たくさんのテンプレートが表示されます。これらはすべて無料で使えます。

PowerPointのテンプレート PowerPointにも、プレゼンテーション用のテンプレートが多数用意されています。業種別、目的別に探せるので便利ですよ。

Canva SNS投稿、ポスター、チラシ、名刺など、デザイン性の高いテンプレートが豊富にあります。無料プランでも十分使えるテンプレートがたくさんあるので、私もよく利用しています。

Googleドキュメント・スプレッドシート Googleのサービスにも、レポートや履歴書、家計簿などのテンプレートがあります。クラウドで保存されるので、どのデバイスからでもアクセスできて便利です。

フォーマットに関しては、自分で作ることが多いですが、インターネットで「○○ フォーマット 例」と検索すると、参考になる構成例が見つかることもあります。

Q4. テンプレートをそのまま使うと、他の人と同じになりませんか？

これは私もよく感じていた疑問です。確かに、テンプレートをそのまま使うと、他の人と似たような仕上がりになることはあります。

でも、ちょっとした工夫で、オリジナリティを出すことができるんです。私が実践している方法をいくつかご紹介します。

  • 色を変える：テンプレートの基本色を自分の好きな色や会社のコーポレートカラーに変更する
  • フォントを変える：全体のレイアウトは保ちつつ、フォントだけ変えると印象が変わります
  • 写真や画像を差し替える：自分で撮影した写真や、オリジナルのイラストに変える
  • 一部のレイアウトを調整する：完全に変えるのではなく、少しだけ配置を変えるだけでも個性が出ます

完全オリジナルのデザインを作る時間がない場合、テンプレートをベースにして自分らしくカスタマイズする、というのが一番効率的だと思います。私も子どもの誕生日パーティーの招待状を作ったとき、テンプレートを使いながら色と写真を変えただけで、「すごく可愛い！」と友達に褒められました。

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まとめ：テンプレートとフォーマットの違いを理解して仕事を効率化しよう

ここまで、テンプレートとフォーマットの違いについて詳しくお伝えしてきました。最後に、大切なポイントをまとめておきますね。

テンプレートは「ほぼ完成されたひな形」 デザインやレイアウトがすでに整っていて、必要な情報を入力するだけで完成します。時間がないとき、デザインに自信がないとき、誰が作っても同じクオリティを保ちたいときに最適です。定型業務には、テンプレートを積極的に活用しましょう。

フォーマットは「枠組みやルールを定めたもの」 構成や形式は決まっていますが、中身は自分で作り上げる必要があります。内容が毎回変わる業務、組織全体で書式を統一したいとき、クリエイティブな要素を加えたいときにぴったりです。

使い分けのコツは「完成度」と「自由度」で判断 「すぐに使える完成品がほしい」ならテンプレート、「構成だけ決めて内容は自由に作りたい」ならフォーマット、という考え方で選ぶと迷いません。

私自身、この2つの違いをしっかり理解してから、仕事の効率が格段に上がりました。テンプレートを使える場面では積極的に活用して時間を節約し、フォーマットが必要な場面では、使いやすいルールを設定することで、品質の高い文書を安定して作れるようになったんです。

皆さんもこの記事を参考に、テンプレートとフォーマットを上手に使い分けて、仕事もプライベートも効率化してくださいね。最初は少し意識する必要がありますが、慣れてくると自然に使い分けられるようになりますよ！